Cinq facteurs de succès pour un échange de fichiers efficace et sécurisé dans les entreprises

Les solutions de partage de fichiers centralisées promettent aux entreprises un échange de fichiers rapide, simple et indépendant de l’appareil. Les employés peuvent facilement accéder, synchroniser et partager tous les fichiers nécessaires au bureau et en déplacement.

Mais tous les partages de fichiers ne sont pas identiques. Afin d’assurer l’efficacité, la sécurité et le respect des exigences légales, les entreprises doivent prendre en compte un certain nombre d’aspects clés.

1- Ne stockez pas de données stratégiques dans un cloud public

De nombreuses entreprises utilisent des solutions de cloud public américaines telles que Dropbox, Google Drive ou Amazon Drive pour le partage de fichiers. De cette façon, ils n’ont aucun contrôle sur l’emplacement de stockage et doivent accepter les pertes de sécurité et de protection des données. Étant donné que les fournisseurs américains sont soumis au Cloud Act, ils ne respectent pas les exigences du RGPD pour le stockage de données. Par conséquent, les entreprises devraient mettre en place une solution de partage de fichiers où les fichiers peuvent rester sur leurs propres serveurs ou dans les centres de données de leur choix.

2- Crypter les fichiers même pendant la transmission

Afin d’assurer une protection complète des fichiers, un cryptage de bout en bout couvrant l’ensemble du trajet de transport est obligatoire. Les fichiers ne peuvent être décryptés que sur les appareils de l’expéditeur et du destinataire. Cela garantit qu’ils sont protégés même si un tiers non autorisé réussit à envahir un serveur.

3- Protéger les fichiers sensibles grâce à la classification

Afin de protéger les documents particulièrement sensibles, la solution de partage de fichiers devrait également offrir la possibilité de définir des règles spécifiques pour certains fichiers ou dossiers – par exemple, quels groupes d’utilisateurs sont autorisés à y accéder, combien de temps ils devraient être accessible ou à partir de quand un fichier doit être supprimé. Cela protège non seulement les secrets d’affaires; mais de cette manière, les données personnelles peuvent également être traitées individuellement et séparément des autres données

4- Assurer la transparence avec la version des fichiers et les activity view

Si plusieurs employés sont impliqués dans un projet, ils doivent être informés à tout moment de l’état actuel et être en mesure de suivre toutes les modifications. Par conséquent, la solution doit fournir un système de contrôle des fichiers et de gestion des versions qui crée des sauvegardes des fichiers, affiche leur historique et garantit que les employés ont toujours accès à la dernière version. De plus, ils devraient pouvoir éditer un fichier simultanément en utilisant des éditeurs spéciaux et suivre toutes les modifications en temps réel.

5- Promouvoir la solution d’échange de fichiers via la gestion

Même si une entreprise a une solution de partage de fichiers adaptée, il existe toujours un risque que les employés exploitent un système informatique parallèle et utilisent eux-mêmes des services de partage de fichiers non sécurisés; ou qu’ils échangeront des fichiers avec des e-mails et des clés USB non sécurisés. Pour cette raison, la solution de partage de fichiers doit être pilotée par le niveau exécutif. Les managers doivent montrer l’exemple et utiliser eux-mêmes la solution de partage de fichiers avec un engagement total.

 

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